GESTIÓN DE COBROS Y FACTURAS
Se ha incorporado a Repwin 3 un nuevo sistema de cobros de facturas. Sirve para aquellos campos que gestionan las reservas con facturas pre-pago y posteriormente se convierten en definitivas, también para las facturas a crédito que no permiten incorporar pagos desde los datos adicionales de la reserva.
Este nuevo sistema de gestión de cobro de facturas permite llevar el control de las facturas cobradas, anticipos y devoluciones de
una procedencia en concreto.
Existen 4 pestañas que permiten los siguientes procesos de
facturas:
1. LISTADO DE FACTURAS
El listado de facturas se corresponde con la gestión de
facturas de cualquier tipo, incluidas las de facturas simplificadas (antes
tiques) como es el envío por correo, la impresión o el traspaso a contabilidad. Desde esta pantalla también se puede acceder a una factura concreta haciendo doble clic sobre la
línea de la factura deseada.
2. DIARIO DE COBROS
Permite sacar el listado de los cobros de facturas realizados
en una fecha determinada, sean pagos directos de facturas o anticipos
recibidos. Anticipo se entiende como un cobro que aún no se ha asociado al
cobro de ninguna factura.
Si se hace clic en un anticipo permite ver las facturas en
las que se ha aplicado el cobro.
Si es una factura se mostrará el detalle de la factura
3. LISTADO DE SALDOS
Permite ver el saldo de una procedencia.
En ningún caso se podrá llevar el control de cobros de
facturas de tiques.
En el listado aparecen las facturas generadas en un periodo
concreto, el estado: pagadas o pendientes, y en caso de no estar cobradas, la
parte pendiente de cobro.
Para poder compatibilizar este sistema con el anterior
existen 2 posibilidades:
- facturas saldadas cuyo cobro no se ha gestionado por el programa, es decir, aquellas en que sólo se ha marcado la casilla pagada dentro de la factura. Por este motivo y para distinguir de las que se ha gestionado el cobro por el sistema o sólo se ha saldado, aparece la columna cobrado con la parte cobrada realmente independientemente del estado que tiene (pendiente o saldada)
- en caso de que esté pagada y el importe no coincida con el cobro el valor aparecerá en rojo.
- facturas saldadas cuyo cobro no se ha gestionado por el programa, es decir, aquellas en que sólo se ha marcado la casilla pagada dentro de la factura. Por este motivo y para distinguir de las que se ha gestionado el cobro por el sistema o sólo se ha saldado, aparece la columna cobrado con la parte cobrada realmente independientemente del estado que tiene (pendiente o saldada)
- en caso de que esté pagada y el importe no coincida con el cobro el valor aparecerá en rojo.
En la parte inferior además aparece el total de anticipos
vivos, que podrá ser negativo o positivo en función de si ha habido sólo cobros
o se ha hecho alguna devolución en concepto de error de facturación.
Al hacer clic en una línea se verá el detalle de la factura
Dentro de esta pantalla se pueden gestionar las siguientes operaciones:
a) Añadir Anticipo:
Esta opción permite introducir anticipos o cobros de
facturas que aún no se han identificado pero que aparecerán en el sistema para
cuadrar la caja, tanto en el cierre detallado como en la liquidación del día. El
importe puede corresponder a varias facturas, a una factura o a parte de ella.
Posteriormente se podrá aplicar a las facturas que se desee de forma individual, o seleccionando varios cobros correspondientes a una
factura o a varias. Esto se hace a través del siguiente botón: aplicar
anticipo.
b) Aplicar anticipo:
Permite aplicar a la/s factura/s que se desee un anticipo/s.
Para proceder aplicar un anticipo primero se deben
seleccionar la/s factura/s que se deseen marcando la casilla de verificación
del comienzo de la línea. Una vez seleccionadas pulse botón aplicar anticipo,
lo que mostrará una nueva pantalla con los anticipos pendientes de aplicar, a continuación se puede seleccionar los que desee y en caso de que desee aplicar un importe parcial
inferior al importe de las facturas seleccionadas, escriba el máximo.
El sistema irá aplicando los anticipos a las facturas seleccionadas
cambiando el estado a pagadas en aquellas que quedan cobradas en su totalidad.
En el diario de cobros se podrán ver los anticipos y las
facturas a las que se ha aplicado.
c) Saldar facturas
Esta operación permite saldar la/s factura/s seleccionadas.
No implica cobros por lo que en la columna cobrado aparecerá a 0, si bien
aparecerá como pagada por el importe completo. En ningún caso se incluirá este
importe en la caja del día, ni en la liquidación ni en el cierre de caja
detallado.
d) Cobrar facturas
Esta operación permite saldar y gestionar el cobro de la/s
factura/s seleccionadas. Por cada factura seleccionada se generará un cobro en
la forma de pago seleccionada. Si el importe es menor que el total se puede
limitar modificando la casilla importe, si es superior no se tendrá en cuenta
el sobrante. Para introducir un importe como un todo debe usar la primera
opción añadir anticipo y después aplicar el anticipo a las facturas que se
desee.
No obstante, en caso de querer gestionar un cobro de una
factura individual, sea total o parcial es posible hacerlo entrando en la
factura desde cualquier pantalla. Para ver el detalle vaya al Anexo.
4. Formas de pago
Esta pantalla permite añadir las formas de cobro utilizadas por el
campo. Por defecto siempre estarán dadas de alta CONTADO y VISA.
ANEXO
Apartado nuevo en la factura que nos permite ver el detalle
de los cobros realizados así como añadir nuevos. La aplicación de anticipos se
hace desde la pantalla listado de saldos como hemos visto anteriormente.
En caso de llevar la gestión de reservas a través de
facturas pro-forma o definitivas, es posible acceder a la factura una vez
generada desde la siguiente pantalla.
La generación se hace desde el botón de confirmación de
reservas.
En caso de generar una pro-forma y convertirla en definitiva tanto el nº
de la factura pro-forma original como los cobros gestionadas pasarán a asociarse
a la definitiva.
Este sistema de cobros no es compatible con la gestión de
cobros a través de la reserva, es decir, usando las casillas "pagado" y "cargado", así como la utilización de a cuenta procedencia.
No obstante se pueden mezclar este sistema para llevar el
control de facturas de crédito y utilizar el sistema de pre-pagos por reserva
para el caso de tour-operadores de pre-pago o aquellos que se gestionen como
forma de pago a cuenta procedencia.
